Appel d'offres Traçabilité Groupe EPCBusiness case : Traçabilité

Préparation, lancement et aide au choix d’une solution de sérialisation et de traçabilité unitaire de produits

FAQ Logistique a défini et appliqué une méthodologie structurée et efficace pour permettre à l’industriel de lancer un appel d’offres, comparer les propositions, négocier et sélectionner la solution la mieux adaptée à son besoin et à son environnement.

Objectifs

Le Groupe EPC a sollicité FAQ Logistique pour se faire accompagner dans la préparation, le lancement et la sélection d’un système de sérialisation et traçabilité unitaire pour son activité de fabrication et de distribution de produits explosifs à usage civil sur un périmètre européen.

La solution mise en place devait en particulier permettre au Groupe EPC de répondre aux Directives européennes Track & Trace 2008/43/EC et 2012/4/EU.

Il a été demandé à FAQ Logistique de construire un cahier des charges décrivant les besoins du Groupe EPC, d’identifier les acteurs du marché en mesure d’y répondre et d’engager une procédure d’appel d’offres sur un délais de trois mois.

Missions FAQ

Définition des besoins et cahier des charges

FAQ Logistique a recueilli et analysé les besoins métiers et techniques ainsi que les obligations règlementaires imposées par la directive européenne Track & Trace.

Les éléments ont été synthétisés dans un cahier des charges technique et fonctionnel.

Identification et pré-sélection des éditeurs et des solutions

En parallèle de la rédaction du cahier des charges, l’équipe FAQ Logistique a mené une étude de marché sur un périmètre européen. L'objectif était d’identifier les éditeurs et les solutions en mesure de répondre aux besoins du Groupe EPC et d’assurer la mise en place dans le délai imposé par la directive Track & Trace.

Sur cette base, un processus de pré-sélection a été lancé ayant pour objectif de valider la pertinence d’inclure les éditeurs dans l’appel d’offres ainsi que leur motivation à participer au processus de sélection.

Lancement de l’appel d’offres et entretiens

Sur la base de la pré-sélection des éditeurs et du cahier des charges validé en interne, un appel d’offres a été lancé. Les entretiens et échanges avec les éditeurs ont été organisés ainsi qu’une visite du site principal du Groupe EPC pour leur permettre d’appréhender les spécificités de l’activité.

Dépouillement et analyse des offres 

Une feuille standard de remise des offres (Quotation sheet) a été construite permettant de structurer les réponses des éditeurs afin de faciliter le dépouillement et l’analyse des offres. Des analyses comparatives fonctionnelles et économiques ont été réalisées afin de rendre les offres comparables entre elles. Celles-ci ont été présentées au comité de direction du Groupe.

Négociations

Après étude interne, une short-list des offres et un prix objectif ont été validés par le comité de direction du Groupe.

Les négociations ont été menées et coordonnées par FAQ Logistique avec les éditeurs short listés.

FAQ Logistique a présenté les synthèses technico-économiques facilitant la prise de décision par le comité de direction du Groupe.

Contractualisation

Une fois la sélection réalisée, l’équipe cliente a été accompagnée tout au long du processus de contractualisation avec le fournisseur retenu.

Bénéfices

  • Sélection d’une solution adaptée aux besoins exprimés par le client et en ligne avec la directive européenne Track & Trace
  • Process d’appel d’offres structuré et réalisé dans les délais impartis et dans le respect du budget du projet
  • Formalisation exhaustive de la relation avec l’éditeur assurant la mise en place de la solution, son évolutivité, la maintenance et le support associés.