Dans une volonté d’amélioration de l’expérience offerte à ses clients, Roche souhaitait pouvoir proposer un niveau de service de distribution de ses médicaments exemplaire (rapidité des livraisons, fiabilité, visibilité des opérations, etc.).
FAQ Logistique a accompagné le laboratoire dans la préparation et la conduite d’un appel d’offres dans l’objectif de sélectionner son futur prestataire dépositaire pharmaceutique en France.
Une fois le partenaire retenu, FAQ Logistique a poursuivi son accompagnement lors de la mise en place opérationnelle du nouveau contrat dépositaire.
L’enjeu majeur était d’opérer ce changement sans perturber la chaine de distribution des médicaments à destination des pharmacies, hôpitaux et grossistes répartiteurs.
En s’appuyant sur les équipes qualité, logistique, service client, digital et IT Roche, FAQ Logistique a recueilli, analysé et consolidé les besoins métiers et techniques indispensables à la construction du cahier des charges.
Cette démarche a permis d’identifier les principales attentes vis-à-vis du futur dépositaire et d’aligner les besoins logistiques avec la stratégie orientée client de Roche.
Le cahier des charges a été rédigé de manière collaborative, en intégrant les spécifications techniques et opérationnelles requises ainsi qu’un modèle de cotation standard dans l’optique de faciliter le dépouillement des offres.
En parallèle de la rédaction du cahier des charges, Roche a souhaité identifier un panel de prestataires spécialisés pouvant être en mesure de répondre à ses besoins.
Dans ce cadre, FAQ Logistique a construit un RFI (Request For Information) sur la base d’un questionnaire permettant de solliciter et d’étudier le positionnement et les solutions existantes sur le marché. Des critères capacitaires, réglementaires, organisationnels et en rapport avec l’expertise pharmaceutique des prestataires ont pu être considérés à travers cette démarche.
Un panel ciblé de dépositaires pharmaceutiques a ainsi été pré-qualifié et sélectionné pour la phase d’appel d’offres.
Sur la base du cahier des charges rédigé et validé par toutes les parties prenantes en interne Roche, un appel d’offres a été lancé auprès des dépositaires pharmaceutiques identifiés lors de la phase de RFI.
L’appel d’offres, qui s’est déroulé sur une période de 4 mois, a été mené en plusieurs étapes :
FAQ Logistique a construit avec Roche une grille d’évaluation multicritères pondérée afin de faciliter l’étude objective et précise des solutions proposées.
Pour faciliter la prise de décision par les équipes Roche, FAQ Logistique a construit et présenté des synthèses technico-économiques.
Une fois le choix du partenaire logistique effectué, FAQ Logistique a accompagné les équipes logistiques, achats et juridiques dans la rédaction du contrat de prestation.
Des sessions de discussions, rédaction et relectures avec le partenaire retenu et les équipe Roche ont été organisées afin de faciliter l’alignement sur les engagements des parties.
Sous la coordination de FAQ Logistique dans le rôle de PMO (Project Management Officer), le projet été lancé. La gouvernance a été assurée par la création d’un comité de projet pluridisciplinaire et d’un comité de pilotage composé principalement des membres du Comex.
Plus de 50 personnes, représentants des différents métiers, qualité, logistique, service client, IT, etc. ont été sollicitées dans les phases de préparation, construction et livraison de la solution.
Un planning de déploiement technique et opérationnel a été co-construit entre Roche et FAQ Logistique et validé par les acteurs du projet et le nouveau partenaire, permettant de disposer d’une feuille de route claire avec des objectifs partagés.
Le cahier des charges élaboré lors de la phase d’appel d’offres a servi de point de départ pour la construction et le développement de la solution. Des ateliers d’échange, rédaction et documentation ont été organisés afin d’approfondir les besoins et d’assurer que le prestataire y apporte une réponse adéquate.
Des livrables documentant les processus et modes opératoires ont été construits et validés par les équipes (Working Instructions, Standard Operating Procedures, …).
Une fois la solution développée, des premières commandes test ont été menées. L’objectif était de s’assurer de la robustesse de la solution mise en place et de la cohérence entre les flux physiques et les flux d’informations.
Après la validation de ces tests, un plan de déploiement progressif a été proposé, par typologie de clients. Cette approche a permis d’une part au prestataire de bien appréhender la nouvelle activité et d’autre part à Roche et à ses clients de bénéficier d’un nouveau schéma de distribution éprouvé.
Le déploiement validé, une phase d’hypercare a été mise en place. Cette phase avait pour objectif de superviser le bon déroulement des opérations, de centraliser les éventuelles déviations, d’y apporter des correctifs rapides et efficaces afin de limiter les impacts sur les produits et les clients concernés.